我永远不会忘记我七年级的英语老师告诉我们的一句话，“你说什么不重要，重要的是怎么说”。显然，她是夸张的，但具有一定的道理：不同的表达方式会有不同的影响。一份写得好的审计报告应该是一份行动呼吁，但是一份写得不好的报告可能导致不当的行动或根本没有任何行动。在某些情况下，糟糕的审计报告可能会破坏工作关系，或者损害审计的声誉。点滴小事，往往意味深远。有时候我们措辞的细微变化可以使我们的建议产生完全不同的影响。

最近，我开始使用自己的列表，然后询问了几组审计人员，在审计报告中不应使用哪些词或短语。我甚至问我的朋友，Sally Cutler，他是一名内部审计报告撰写顾问。总而言之，我有一些感触。他们的一些建议绝对值得介绍，下面是我汇总的在审计报告中不应该说的最新的“十大”事项列表。

01

不要说，“管理者应该考虑......”

审计报告应为具体行动提供切实可行的建议。当我们的建议只是考虑一些事情时，即使是最紧急的行动呼吁也会变得模糊。没有审计师想得到管理层这样的回应：“好的，我们会考虑一下。”

02

不要用模棱两可的话

“似乎是”或者“我们的印象是”或者“似乎有”，这样的短语对我们表达来说是很诱人的。当我们在有太多的不确定性时，避免具体的表达可能会使我们自己更安全，尤其是当你感觉到一种危险，你却不能提供良好的事实支撑的时候。报告阅读者需要知道他们可以依靠我们的事实，过度使用模棱两可的话可能使建议不具有切实可行的价值。

03

谨慎使用强调性词语

因为他们可以进行强调，诸如“清晰”，“特殊”，“好”或“非常”这样的词似乎与模棱两可的话相反。实际上，这些强调性用语是非特异性的，它们可以是另一种类型的“模棱两可”。强调性用语会产生诸如“与什么相比？” 和“什么是明确地标准？”等问题。如果您无限制地使用强调性用语，则同一报告的两位读者可能会留下非常不同的印象：诸如数字23％或30亿美元的可以阐明一件事，但“非常大”的意思是什么？

04

问题不应该是普遍的

这是很好的具体化，但当出现诸如“一切”，“没有”，“永不”，“永远”这些词，是比较危险的。“你永远”和“你永远不会”可以分散读者的视线，去寻找规则的例外，而不是检查真正的问题。你可以说，测试了10个交易，没有一个被批准，却不能说交易永远不被批准。

05

避免指责性用语

内部审计报告的目的是带来积极的变化，不应带有指责性。当我们的报告实现中立而不是对抗时，我们报告才更有可能得到认可。审计报告的目的是找出根本原因，而不是提出有过错的人的名字。报告可以为确定负责采取行动的一方提出建议，而不应该指出“这是弗雷德的错误”。

06

不要说，“是管理的失败”

诸如“管理层无法实施充分管制”等言论，总是会使我们正在寻求纠正措施的人感到烦恼。简单地说明情况，而不是通过诸如“失败”这样的指责型词语，更有可能帮助内部审计得到所需的纠正措施，并有助于保持我们与管理层的关系，以便我们下次对其领域进行审计。

07

“被审计单位”一词比较守旧

几年前，实施审计的人员通常提及“被审计单位”一词。今天，很多专家认为这个短语有负面的含义，“被审计单位”是指接受审计师检查内部事项的组织和单位。内部审计已经成为一个合作过程，“审计客户”和“审计顾客”等术语表明，我们正在与管理层合作，而不是在其上工作。

08

避免你不必要的技术术语

每个行业都需要一定的技术术语，但是我们避免越多的审计术语，我们可以确信信息越清楚。如果您在一页审计报告的上使用多个短语，例如“交易控制”，“分层抽样方法”，当您的一些读者在没有阅读到报告结尾就离开时，请不要感到惊讶。

09

避免信用性用语

在审计报告中使用诸如“内部审计发现”或“我们发现”这样的短语是很有诱惑力的。“管理层往往会因为你的功劳而感到愤怒，因为他们发现了一些并不那么隐蔽的东西。”就像你把他们扔在公共汽车底下一样，然后又对他们进行了支持。

10

如果报告读起来很压抑，你可能要重写

努力让读者记住你的建议并采取行动，不应凭借对华而不实或者夸大的语言让人对报告印象深刻。避免术语只是一个开始。

文章来源：理查德·钱伯斯（Richard Chambers）

CIA，QIAL，CGAP，CCSA，CRMA，是IIA的总裁兼首席执行官。本文来源于IIA，由首席审计官翻译整理。