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如何实现审计业务外包?一定要绕开这10个坑!
发布单位:     发布时间:2019-09-26    点击数:

当明确审计需求,建立审计规划后我们要匹配审计资源。那么如何获取审计资源?将审计项目的全部或者部分审计职能外包,已越来越成为内部审计机构为提高工作效率,获取审计资源而采取的一种常见的手段。

内审外包可以帮助企业审计人员借助外部资源,辅助本部门提升核心能力,还可以帮助企业适应环境,提升价值。

内部审计外包服务的内容非常广泛。可以从各个方面对内审项目提供帮助。常见的内部审计项目外部服务主要有资产评估、信息系统审计、实施审计信息化、反舞弊调查、内控建设与评价、工程造价与管理、经济责任审计、专项调查审计等。

可以提供内部审计项目外包服务的第三方机构也非常多。常见的有会计师事务所、工程造价事务所、资产评估机构、内控咨询公司、审计软件公司等。关于如何选择外包审计资源,我们也会有专项语音研讨交流会,进行集中讨论。

内部审计外包的形式有两种:部分和全部。部分外包即内部审计机构在人员不足或者无法处理特定专业技术问题的时候,通过外聘审计资源来共同完成审计项目。这是比较常见的模式。

还有一种没有设立专职内部审计机构无法独立承担审计项目的公司。这些公司一旦出现审计需求只能将内部审计职能全部外包给第三方机构的形式。外包服务机构承担全部内部审计职能,可由公司临时审计工作负责人牵头,联合向最高管理层汇报。

由于内审外包存在优势和缺陷,有些内审机构在不能理解审计需求的情况下,内审外包未必具备开展条件。

有些审计部门盲目委托内控咨询服务中发现吃了很多亏。很普遍的情况就是前期公司高层拍拍脑袋这么干,盲目找能力不对路的外部机构。然后事务所一来也是拍拍胸脯项目就这么做起来。等项目实施到一半发现了大量问题和障碍。外包事务所就想拍拍屁股走人了。剩下就是公司原来的委托方倒霉遭殃,钱花了不少,审计成果廖廖无几。

跌过坑才知道内审外包其实不是想象中如此美好。我们要懂行才少走弯路。如何避免内审外包的风险呢?我们推荐大家注意如下几方面问题:

1、充分利用外部审计资源的专业性

现代审计业务的专业更加细化。公司内部审计项目组的成员很难对全部专业都有极高的专业知识水平。而作为外部事务所、咨洵公司等,则针对不同方面储备了大批如风险与内控管理、资产评估、税务、法务服务等方面专业人才。

我们可以利用这些人才为内部项目审计工作提供更专业性的知识库。所以我们不能盲目相信机构品牌,而是要知道哪些机构中有哪些牛人。好比不是每个三甲医院所有科室都是强项。我们也要对号入座,对症下药。

2、充分利用外部审计资源的广泛性优势

作为外部审计机构,其审计对象分布在各行各业,他们多熟悉不同的经营理念和管理方式。我们可以利用他们的专业和信息渠道广泛的优势对审计项目的经营过程、内控机制进行合理客观的综合评价,并结合自身公司的实际情况,可以提出更为专业、全面、有效的审计建议。

3、充分利用外部审计资源独立性优势

在开展审计工作或出具审计报告时,我们内部审计人员容易受到高级管理层和上级影响,从而得出不公正的审计意见。而外部审计人员与组织内部的其他部门没有内在的利益冲突和联系,独立性更强。这样可以更公正地指出项目运营的过程中存在的问题,可以弥补内部审计独立性。同时外包审计机构出具的审计报告也具有法定效力,可以用于公司与其他公司的经济合作用途。

4、充分利用内审外包的经济性

每年内部审计机构的管理费用、职工薪酬等都形成了一笔固定支出。若在审计需求不确定、不充分的情况下,单独招聘一个审计人员是不划算的。

而且内部审计人员的后期培训也是一个原审计人员难以承担的时间成本。将内部审计职能部分或全部外包之后,可以将原固定人工成本就变成了变化人工成本,以减少组织每年的花费。

5、可以腾出精力干其他事情

现代市场经济朝着专业化分工的方向发展,每个组织的主要业务越来越细分,在资源有限的情况下,其就更应该把资源充分地投入到我们的核心能力打造上来。

通过内审外包,不是让大家轻松舒服,而是可以释放大家的时间,有效地去学习高能级工作,从而提高内审人员在公司中的核心竞争力,比如组织能力、协调能力。从而为公司提供更专业的不可替代的审计服务。

6、安排里应外合的协同配合模式

由于外包审计人员来自于外部的第三方中介机构,他们对公司内部情况的了解程度必然不如内审人员。

外包审计人员对组织的运营管理、战略发展、企业文化等控制环境的理解偏差极有可能导致审计理念出现偏差,得出不可行的审计意见。要想审计外包更好的发挥作用,一定需要实现内外审人员的密切配合,融为一体,这样里应外合的模式才能为组织的未来发展提供更好的建议。

我们曾经将外审力量独立承担审计项目开展和审计发现的撰写工作。结果处处有难题,审计质量实在是与预期大相径庭。后来改变策略,每个内审外包项目配备一名内审人员,内外审结合,结果就充分体现了内审外包的价值。

7、注意公司内部信息保密

安全性可能会成为实现内审项目成功实施的障碍。通常会涉及公司核心经济业务、运营、关键技术等各个方面的重要机密信息。这些信息都属于组织的高级机密,一般是不适合被外部人士了解的。

审计业务外包极有可能导致外部人士知道这些机密,增加组织泄密的风险。公司出于自己的考虑拒绝将机密信息交给外部人士,从而阻碍了内审外包项目工作无法正常开展,影响审计效果和质量。

而且聘请其他企业的内审来协助做审计项目的情况,也基本没有。所以我们在配备本公司内审人员协助审计外包项目的开展是非常有必要的。对特殊机密信息只能由自己公司人员了解。

8、利用外部专家进行内部人才培养

由于经常需要去不同的部门对不同的项目进行审计,内审人员可以对公司经营的各个方面都有足够的了解。这些经历可以帮助内审人员可以加强自己协调能力的培养,促进部门之间的协调一致,改善部门融合程度。

内审机构是一个公司管理人员的重要培训平台之一。内审外包后,我们可以利用外部审计人员多和其他部门的人员合作接触。比如我们招聘实习生后,内审部经常做的是委托外审人员培养这些人选。这样一方面解决了人手紧张问题,同时也通过外审力量锻炼了新人。

9、做好内审外包的评估决策

由于公司结构、规模、环境和发展周期的差异,不同公司采取的内审外包决策模式也是各不相同。

公司是否采取外包方式关鍵在于成本效益分析。通过评估来确定看外包方式是否能在使用尽量少的资源的情况下帮助公司实现内审功能最大化的目标。是否有助于内审人员能力提升和突破自己的发展瓶颈。

一般而言,内审外包评估要看是否能够“借脑”。我们通常通过咨询来借脑。这种形式主要是由第三方机构会计事务所或专门咨询公司来帮助公司建立内审机构,包括帮助内审机构确定结构设置、人员配置和资源分配、招聘或推荐内部审计人员、帮助公司确定主要的审计风险领域等。甚至可以帮助内审部门进行审计规划和审计信息化能力提升项目。

还有一些审计项目可以“借力”财务审计、内控审计,或者是财务审计或者经济责任审计。这些相对而言比较成熟而且有标准可循的审计项目可以外包。而这些简单的有明确需求和模板的项目往往会外包给会计事务所等专业机构。

10、加强对内部审计项目外包业务的监管

内审人员作为内审项目外包委托方,需要加强对受托外包机构的过程监控。这需要通过建立配套完善的管理流程和合同管理来控制外包服务质量。

对外包方的执业人员进行严格的业务资格审查。内部审计和外部审计有很大的差异,因此,经常从事外部审计工作的第三方中介机构的人员可能无法胜任内部审计工作。所以我们一定要优先挑选有和内审合作经验的外部审计机构和人员。

根据企业的实际情况选择合适的外包形式。对于内部项目审计业务量巨大、复杂程度较高的审计需求。内部审计人员要考虑公司面临的重要风险。

有时外包方未必完全会为委托方考虑。他们可能会由于各种原因,如从审计成本考虑,他们不愿或者不能深入高风险领域,从而减少了重要审计发现的可能。所以公司内部人员应该经过外部专家咨询,在内审外包项目的范围、流程、人员配置、责任与义务、薪酬等与受托方签订明确的合同,保证内审委外项目开展成功和有效性。

以上内容就是我们在内审外包领域走过的路,跌过的坑,希望大家能够关注上述10个方面,从而将内审外包资源利用最大化,实现内审外包助力审计人员能力升级的目的!欢迎大家添加微信,参加相关主题的研讨交流活动。


(文章转自公众号:内部审计思想,文章作者:内审007,作者微信号:james007cia)